Gắn Mục Đích Với Từng Trường Dữ Liệu KYC

Phạm vi: không nên thu thập một trường danh tính chỉ vì nó xuất hiện trong biểu mẫu. Nhật Ký Thanh Toán Visa chỉ trình bày ghi và đối soát lệnh thanh toán theo biên nhận, trạng thái cùng điểm chuyển trách nhiệm; bài viết không xác nhận một dịch vụ, giao dịch hay kết quả cụ thể.

Nguồn cần giữ

Thu thập chính sách riêng tư, biểu mẫu, hướng dẫn xác minh, thông tin chủ thể và kênh thực hiện quyền. Lưu URL, chủ thể công bố, ngày truy cập và phiên bản trước khi trích số liệu; bản chụp không có nguồn chỉ được xem là đầu mối.

Các trường phải ghi

Tạo bảng gồm trường, mục đích, căn cứ, bắt buộc hay tùy chọn, người nhận, thời hạn, phần che, quyền và trạng thái. Giữ dữ liệu theo thứ tự thời gian, dùng đơn vị nhất quán và tạo bản che riêng nếu hồ sơ có dữ liệu cá nhân.

Cách đối chiếu

So sánh từng trường với ít nhất một nguồn độc lập hoặc tài liệu gốc. Khi hai nguồn khác nhau, không chọn bản thuận tiện hơn; ghi định nghĩa, thời điểm và bối cảnh của từng bản rồi nêu điểm chưa giải quyết.

Giới hạn kết luận

không cung cấp trường không có mục đích rõ và không gửi giấy tờ đầy đủ qua kênh không nằm trong chính sách. Kết luận phải giới hạn trong mẫu, phiên bản và thời điểm đã kiểm tra; phần thiếu bằng chứng được ghi là chưa xác định.